Czasami zdarza się, że nasz księgowy spóźnia się z rozliczaniem faktur. Albo co gorsza – zdarza mu się nie robić tego wcale, zapadając się pod ziemię lub podnosi cenę o praktycznie 100%, co przekracza budżet zaplanowany na koszty ponoszone za księgowość. W takich i podobnych sytuacjach zmiana księgowego na innego jest naturalnym wyborem i słuszną decyzją. Pytanie tylko, jak zmienić biuro rachunkowe, aby dokonać tego w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi? W niniejszym artykule przeprowadzimy was, krok po kroku przez proces zmiany biura rachunkowego do prowadzenia księgowości.
Powody zmiany biura rachunkowego
Skoro czytasz ten artykuł, to z pewnością rozważasz zakończenie współpracy z obecnym biurem rachunkowym i przejście do innego. Z naszych doświadczeń zawodowych wynika, że wielu klientów jest niezadowolonych ze swojego obecnego księgowego z różnych powodów. Jeśli, któryś z nich wyda Ci się znajomy i odczuwasz niezadowolenie w związku ze współpracą z obecnym księgowym, warto rozważyć zmianę na lepsze. Warto mieć ich świadomość i podjąć słuszną decyzję dla siebie i swojego biznesu. Zanim przejdziemy do omówienia tego, jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku, warto przyjrzeć się obecnej współpracy i poznać najczęstsze powody zmiany księgowego, które wymieniają inni przedsiębiorcy.
JESTEŚ W TRAKCIE ZMIANY BIURA RACHUNKOWEGO? SPRAWDŹ, JAKIE CZYNNIKI NALEŻY WZIĄĆ POD UWAGĘ, WYBIERAJĄC BIURO RACHUNKOWE –> https://taxver.pl/2021/10/05/wybor-biura-rachunkowego-na-co-zwrocic-uwage-przy-jego-wyborze/
Błędy w rozliczeniach
Jest to jeden z najczęstszych powodów zmiany biura rachunkowego. Prowadząc własny biznes, rzetelna księgowość jest istotnym elementem, który zapewnia bezpieczeństwo pod kątem podatków. Pojawiające się błędy w rozliczeniach zazwyczaj dotyczą wysokości płaconych podatków przez firmę, co niepotrzebnie generuje dodatkowe koszty dla przedsiębiorców. Co więcej, przechodząc do nowego biura rachunkowego, musi ono naprawić błędy po poprzednim, za co płaci przedsiębiorca. Może wówczas domagać się odszkodowania z polisy OC księgowego, gdyż ubezpieczenie to jest obligatoryjnym wymogiem nałożonym przez polskie prawo, niezbędnym do prowadzenia usług księgowych. Jeśli więc w Twoich rozliczeniach pojawiają się bardzo często błędy, rozważ, czy zmienić biuro rachunkowe i zaoszczędzić sobie i swojej firmie reperkusji oraz stresu.
Słaby kontakt z księgowym
Powody zmiany biura rachunkowego dotyczą nie tylko umiejętności technicznych księgowych, ale również relacji na linii moja firma – księgowy. Dla przedsiębiorców ważny jest stały kontakt z księgowym. Buduje to przede wszystkim wzajemne zaufanie i partnerskie relacje. Przedsiębiorca wie, że kiedy zwróci się po pomoc w sprawie swojego biznesu, to zawsze ją otrzyma. Słaby kontakt i opóźnienia w odpisywaniu na e-maile powodują, że przedsiębiorca zostaje sam z danym problemem i próbuje go rozwiązać na własną rękę, szukając wsparcia i porady u innego źródła, a od tej sytuacji do zmiany biura rachunkowego dzieli zaledwie kilka kroków.
Brak reprezentacji przed urzędami
Brak reprezentacji przed najważniejszymi urzędami jest kolejnym powodem, dla którego firmy decydują się zakończyć współpracę z jednym biurem rachunkowym i przechodzą do innego. Reprezentowanie przed urzędami – ZUS i Urzędem Skarbowym – jest zazwyczaj standardową usługą biur rachunkowych. Jednak w niektórych przypadkach może to być usługa dodatkowo płatna. Dla przedsiębiorców ważne jest, aby jego sprawę reprezentowali specjaliści, którzy zadbają o jego bezpieczeństwo. W momencie, kiedy biuro rachunkowe nie ma takiej usługi w swojej ofercie, przedsiębiorca musi sam reprezentować swoją firmę przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym.
Brak informacji o bieżących sprawach finansowych Twojej firmy
Zdarza się również, że powody zmiany biura rachunkowego dotyczą braku informowania przedsiębiorcę przez księgowego o ważnych sprawach związanych z jego firmą. Warto zaznaczyć, że księgowy powinien na bieżąco informować o sprawach finansowych firmy. Dzięki temu przedsiębiorca wie, jakie ponosi koszty podatkowe. Rzetelny księgowy udziela informacji o bieżących kosztach i wysokościach przychodów, zwracając uwagę na istotne kwestie związane z ich optymalizacją, a także doradza klientom, kiedy widzi, że mogą zaoszczędzić lub coś zmienić w formalnych aspektach prowadzenia firmy. Taka komunikacja jest na wagę złota, więc jeżeli ona zawodzi i kontakt z księgowym jest słaby – warto rozważyć zmianę biura rachunkowego, a my już doradzimy, jak zmienić biuro rachunkowe w pełni legalny i bezpieczny sposób.
ZASTANAWIASZ SIĘ NAD WYBOREM FORMY OPODATKOWANIA ODPOWIEDNIEJ DLA SWOJEGO BIZNESU? SPRAWDŹ DOSTĘPNE OPCJE –> https://taxver.pl/2021/09/30/formy-opodatkowania-jakie-naleznosci-podatkowe-mozemy-wybrac-w-2021-roku/
Konieczność osobistego dostarczania i odbierania dokumentów
Dostarczanie dokumentów do rozliczenia zazwyczaj odbywa się osobiście. Jednakże coraz więcej biur rachunkowych, z uwagi na wygodę i dostosowanie się do warunków rynkowych, oferuje przekaz dokumentów elektronicznie. Dzięki temu przedsiębiorcy zaoszczędzają czas, który musieliby poświęcić na dojazd do biura rachunkowego. Jest to także atut dla firm, które mają biuro rachunkowe spoza miejsca zamieszkania. Więc jeśli księgowy, z którym współpracujesz, nie wdraża rozwiązań technologicznych zwiększających komfort przedsiębiorcy i usprawniający proces księgowania, umożliwiając Ci dostarczanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, warto rozważyć jego zmianę.
Brak dostępu do platformy online
Powody zmiany biura rachunkowego, które wymieniają niezadowoleni ze współpracy przedsiębiorcy, obejmują również dostęp do platformy online, która usprawnia komunikację z księgowymi, jak i sam proces księgowania. Wciąż nie wszystkie firmy zajmujące się świadczeniem usług księgowych, korzystają z tego typu technologicznych rozwiązań. Platforma online pozwala sprawnie i szybko wystawić fakturę czy załączyć dokumenty kosztowe. Wówczas ich poprawność weryfikuje księgowy i przekazuje ewentualne uwagi. Jest to duże udogodnienie zarówno dla klientów, jak i biur rachunkowych. Jeżeli zależy Ci na tego typu udogodnieniach, zdecyduj się na biuro rachunkowe, które je sukcesywnie wdraża i realizuje.
Brak wsparcia merytorycznego
Kolejnym powodem, dla którego przedsiębiorcy decydują się zmienić biuro rachunkowe, jest brak wsparcia merytorycznego ze strony księgowego. Prowadząc swoją firmę przedsiębiorcy, zwłaszcza początkujący, mają wiele pytań i wątpliwości. Zdarza się, że potrzebują fachowej porady i wsparcia merytorycznego w sprawach związanych z ich firmą. Dlatego ważne jest, aby otrzymali pomoc właśnie u biura rachunkowego, z którym współpracują.
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Generalnie księgowego można zmienić w dowolnym momencie. Jednak należy pamiętać o tym, aby dokonać zmiany po zamknięciu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji i opłaceniu wyliczonych podatków. Jeśli nastąpi ona w trakcie trwania roku podatkowego, przedsiębiorca poniesie duże koszty związane z ponownym zaksięgowaniem dokumentów przez nowy podmiot. Jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa? Cały proces sprowadza się do kilku kroków.
NIE WIESZ, JAKĄ FORMĘ PRAWNĄ WYBRAĆ DLA SWOJEGO BIZNESU? POZNAJ CHARAKTERYSTYKĘ DOSTĘPNYCH OPCJI –> https://taxver.pl/2021/07/15/rodzaje-spolek-w-polsce-regulacje-prawne-charakterystyka-wady-i-zalety/
Krok 1 – Przejrzenie ofert kilku wybranych biur rachunkowych
Pierwszym krokiem dotyczącym tego, jak zmienić biuro rachunkowe, jest poszukanie nowego biura rachunkowego do prowadzenia księgowości. W tym celu należy wybrać kilka podmiotów, poprosić o ofertę księgowości dla swojej firmy i dokładnie je przeanalizować, konfrontując z potrzebami firmy i ustalonym budżetem, jak chce się przeznaczyć na księgowość. Przeglądając poszczególne oferty, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych czynników, które pomogą podjąć słuszną decyzję. Należą do nich między innymi:
- Odpowiednie kwalifikacje księgowych
- Doświadczenie biura rachunkowego w księgowaniu dokumentów w Twojej branży
- Posiadanie polisy OC i jej suma gwarancyjna
- Kontakt z księgowym i sposób komunikacji
- Reprezentacja przed najważniejszymi instytucjami
- Obsługa online
- Profesjonalne oprogramowanie, z którego korzysta biuro rachunkowe
- Opinie innych klientów biura
- Cena za usługi księgowe
- Dodatkowe usługi – reprezentacja przed urzędami, pomoc w rejestracji lub likwidacji działalności
- Lokalizacja
Wybór biura rachunkowego w dużej mierze zależy właśnie od tych czynników. Oczywiście nie zamykają one listę wszystkich aspektów, które warto wziąć pod uwagę. Dla każdego przedsiębiorcy inny aspekt będzie miał większą wartość. Niemniej wyżej wymienione elementy, składają się na rzetelną księgowość prowadzoną przez biura rachunkowe.
Krok 2 – Wypowiedzenie umowy z obecnym biurem rachunkowym
Jak zmienić biuro rachunkowe? Musisz wypowiedzieć umowę z obecnym księgowym. Zazwyczaj zawierana jest ona na okres jednego roku. Aczkolwiek zdarzają się firmy, które praktykują inną zasadę. W tej kwestii nie ma zgodności. Niemniej jest to ważny element, który należy wziąć pod uwagę w trakcie zmiany biura rachunkowego, aby odpowiednio wcześniej zakończyć współpracę. Przeważnie okres wypowiedzenia umowy z danym biurem rachunkowym jest dłuższy niż miesiąc (zazwyczaj wynosi 2-3 miesiące). Przez ten czas klient pozostaje pod opieką starego biura rachunkowego. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie może od razu przejść do nowego biura, musi zachować ustalony w umowie okres wypowiedzenia i opłacić księgowość. Dlatego zmieniając biuro rachunkowe, należy dokładnie sprawdzić czas trwania umowy i okres wypowiedzenia umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym. Niemniej nie oznacza to, że klient nie może w tym czasie szukać nowego kontrahenta. Jak najbardziej może i powinien odpowiednio wcześnie rozglądać się za współpracą z nowym księgowym.
Krok 3 – Podpisanie pełnomocnictwa i umowy z nowym biurem rachunkowym
Do nawiązania współpracy z nowym biurem rachunkowym niezbędne jest podpisanie dwóch dokumentów – pełnomocnictwa do reprezentacji przed urzędami, a także umowy na księgowość. W pierwszej kolejności podpisujemy zgodę na reprezentowanie firmy przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym, a następnie umowę. Umowa o świadczenie usług księgowych powinna wchodzić w życie w dniu następującym po terminie, w którym rozwiązaniu ulega poprzednia umowa.
Krok 4 – Aktualizacja wpisu do CEiDG
Po podpisaniu pełnomocnictwa i umowy z nowym biurem rachunkowym, kolejnym krokiem jest aktualizacja wpisu do CEiDG. Jest to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, która służy do rejestrowania firmy. Inaczej mówiąc, jest to elektroniczny system ułatwiający prowadzenie przedsiębiorstwa. Dzięki niemu można założyć firmę, zmieniać dane we wpisie, a także zawiesić, wznowić lub zamknąć działalność gospodarczą. Zawiera między innymi informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz o miejscu przechowywania dokumentacji.
Krok 5 – Przekazanie dokumentacji do nowego biura rachunkowego
Ostatni krok dotyczący tego, jak zmienić biuro rachunkowe, obejmuje przekazanie niezbędnej dokumentacji do nowego podmiotu. Jest to ostatni etap, niezbędny do rozpoczęcia współpracy z nowym księgowym. Obecnie większość biur rachunkowych umożliwia dostarczenie dokumentacji drogą elektroniczną.
